Statuts et règlements
Définitions
Dans les présents règlements, à moins que le contexte ne s’y oppose :
- « association » signifie Association Radio Expérimentale du Sud de Québec.
- « conseil » désigne le conseil d’administration de l’association.
- « radioamateur » désigne la personne qui possède un certificat de compétence en radio lui permettant d’obtenir une licence du service expérimental d’amateur tel qu’émis par le ministère des Communications selon la loi sur la radio.
- « radio amateur » désignent l’activité de la radio amateur.
- « réunion » réfère aux réunions des membres du conseil.
- « membre en règle » réfère aux radioamateurs qui ont convenus aux règles de l’adhésion.
- « statuts » réfère aux statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d’arrangement, les statuts de reconstitution et les clauses de dissolution de l’association.
- les expressions définies dans la Loi sur les corporations canadiennes ou toute modification statutaire de cette loi en vigueur à la date à partir de laquelle les règlements deviennent obligatoires pour l’association, devront avoir la signification qui y est donnée;
- les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice-versa, et les renvois aux personnes comprennent les compagnies, les corporations, les associations ou toute personne morale;
- sauf lorsque le texte renvoie spécifiquement à une assemblée générale annuelle des membres ou à une assemblée générale extraordinaire des membres, le terme « assemblée des membres » réfère indifféremment à une assemblée générale annuelle, à une assemblée mensuelle régulière et à une assemblée générale extraordinaire des membres.
1. Dispositions générales
1.1 Constitution de l'association
L’association a été constituée en corporation par lettres patentes émises le 3 octobre 1989 en vertu des statuts refondus de Québec, Loi sur les compagnies L.R.Q. chap., C-38, a. 218} sous la dénomination sociale:
1.2 Nom de l'association
Le nom de l’association est « ASSOCIATION RADIO EXPÉRIMENTALE DU SUD DE QUÉBEC ». Elle est aussi identifiée par le sigle A.R.E.S. :
1.3 Siège social de l'association
Les administrateurs en précisent annuellement le lieu et toute correspondance est adressée à :
A.R.E.S.
783 rue Joseph Carrier
Lévis, Qc
G6C 1H5
1.4 Buts ou objets de l'association
Les buts ou objets de l’association sont :
- regrouper les radioamateurs ainsi que toute personne y portant intérêt afin de favoriser le développement de leur habilité technique et de leur culture;
- de promouvoir et protéger les intérêts des radioamateurs;
- de travailler au développement et à la promotion de la radiocommunication amateur en tant que loisir culturel et scientifique.
1.5 Sceau
Le sceau de l’organisation, dont la forme est déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire. L’existence d’un sceau à l’effigie de l’association n’est pas obligatoire au sens propre de la Loi.
1.6 Année financière de l'association
L’année financière de l’association s’étend du 1er septembre au 31 août de l’année suivante.
1.7 Pouvoirs de l'association
L’association possède tous les pouvoirs que la loi confère aux corporations.
1.8 Procédure
En l’absence de dispositions expresses prévues par les présents règlements, on utilisera le guide « Procédures des Assemblées délibérantes » de Victor Morin.
2. Les membres de l'association
2.1 Définition de « membre »
Toute personne qui appuie les buts ou objets de l’association conformément à l’article 1.4 et qui accepte de servir à ce titre peut devenir membre en règle de l’association.
2.2 Catégories
Il y a trois [3] catégories de membres au sein de l’association.
2.2.1 Membre en règle
Toute personne reconnue comme radioamateur conformément à l’article 1.8 et qui se conforme aux conditions d’admission.
2.2.2 Membre social
Toute personne qui manifeste un intérêt certain pour la radioamateur et qui se conforme aux conditions d’admission.
2.2.3 Membre honoraire
Le conseil d’administration peut admettre comme membre honoraire, pour l’année en cours, celui ou celle qui fait un don ou une souscription importante à l’association, celui ou celle qui rend des services notables à l’association, ainsi que toute personne qu’il jugera nécessaire dans l’intérêt de l’association.
2.3 Type d'adhésion
Il y a deux [2] types d’adhésions offertes par l’association : l’adhésion individuelle et familiale. L’adhésion individuelle s’adresse à toute personne qui désire devenir membre. L’adhésion familiale s’adresse à plus d’une personne d’une même famille, à la même adresse civique et qui désirent devenir membres.
2.4 Admission des membres
Toute personne qui désire devenir membre de l’Association doit en faire la demande en remplissant une formule à cette fin. Ladite formule doit être transmise au trésorier de l’Association en argent, chèque ou mandat poste. À la prochaine assemblée, ces nouveaux membres auront tous les pouvoirs réservés aux membres en règle. Excepté à l’assemblée de septembre, où le nouveau membre est accrédité, comme membre en règle immédiatement après la présentation du formulaire au trésorier et l’encaissement de la cotisation.
La cotisation annuelle des membres est fixée par le conseil à chaque année lors de l’assemblée générale annuelle de septembre et elle est valide pour la durée du 01 septembre jusqu’au 31 août de l’année suivante.
2.5 Motifs de suspension et d'exclusion des membres
Les membres peuvent être suspendus ou exclus de l’association par les assemblées mensuelles pour :
- indignité notoire de conduite lors des activités de l’association;
- manquement grave de respect à l’égard des officiers de l’association;
- préjudices graves aux intérêts de l’association;
- préjudices graves envers les autres membres de l’association.
2.5.1 Procédure de suspension et d'exclusion des membres
La procédure de suspension ou l’exclusion d’une personne à titre de membre est la suivante :
- la suspension ou l’exclusion doit être prononcé par le Conseil d’Administration.
- le conseil d’Administration, avant de prononcer la suspension ou l’exclusion, doit donner huit [8] jours à la personne accusée, l’invitant à venir présenter sa version devant le conseil, en lui indiquant les chefs d’accusation qui sont portés à son égard.
- la décision du conseil d’Administration doit être soumise à la prochaine assemblée mensuelle pour être ratifiée par les 2/3 des membres présents.
2.5.2 Réinstallation d'un membre
Une personne suspendue ou exclue à titre de membre, peut être réinstallée aux conditions fixées par le conseil d’administration et approuvée par le 2/3 des membres présents à l’assemblée mensuelle.
2.6 Démission
Si un membre désire démissionner, il peut le faire en faisant parvenir sa décision, par écrit, au secrétaire l’association. La démission d’un membre ne le libère pas de toute somme due à l’association; la cotisation demeure la propriété de l’association.
3. Assemblée des membres
3.1 Type d'assemblée
L’association tient deux [2] sortes d’assemblée.
3.1.1 Assemblée régulière trimestrielle
Elle a lieu au trois mois soit entre octobre et juin; on y traite des affaires courantes et nouvelles de l’association. Les réunions font relâche durant la saison estivale.
3.1.2 Assemblée générale
- « annuelle » elle a lieu en septembre et les administrateurs y présentent leurs rapports respectifs; on y fait aussi l’élection de nouveaux administrateurs de l’association.
- « spéciale » elle a lieu et est convoquée lorsque le conseil d’administration le juge à propos. L’avis de convocation en précise les buts. Une telle assemblée peut aussi être convoquée par le président sur requête en ce sens donnant le but et portant la signature d’au moins dix [10] membres en règle. Aucun autre sujet ne peut être abordé ou discuté à une telle assemblée. Elle doit être convoquée dix [10] jours à l’avance. La règle dix [10] jours pourra, dans certains cas d’urgence, ne pas être respectée, en autant que le moyen utilisé pour la convocation permettre d’atteindre l’ensemble des membres.
3.2 Quorum
Le quorum aux assemblées des membres est constitué des membres en règle et sociaux présents.
3.3 Vote
Les membres en règle et membres sociaux ont le droit de vote. Aucun vote par procuration n’est autorisé, ni admissible. Un membre en règle ou social n’a qu’un [1] droit de vote. Le vote est pris à main levée, toutefois, à la demande d’un membre et pour une raison jugée valable, le président peut permettre la tenue d’un scrutin secret. En cas d’égalité, le vote du président est prépondérant dans toutes les assemblées.
3.4 Convocation
L’assemblée générale est convoquée par le président ou le secrétaire, par avis écrit ou envoie électronique envoyé à chaque membre, à la dernière adresse connue (postale ou électronique), au moins dix [10] jours avant la date de l’assemblée. L’envoie électronique sera priorisé sur tout autres modes de communication.
Le jour, l’heure et l’endroit de l’assemblée sont déterminés par le conseil d’administration. Si un journal ou bulletin est publié, les avis de convocation seront donnés par son intermédiaire, pourvu que les délais fixés par les règlements soient ajustés et observés.
3.5 Procédure de mise en candidature
3.5.1 Avant de déclencher la procédure d’élection à l’ordre du jour, le président demande aux membres de l’assemblée de choisir par voie de proposition avec un appuyeur, un président d’élection et deux [2] scrutateurs dont un [1] agira comme secrétaire d’élection.
3.5.2 Le président d’élection reçoit les mises en candidature pour les postes mis en élection :
Président(e), Secrétaire, Trésorier(e), Vice-président(e),
Directeurs [trices] 5 postes dans l’ordre établi à l’article 5.3
3.6 Procédure d'élection
3.6.1 La procédure de l’assemblée d’élection. Toute personne désirant soumettre sa candidature doit satisfaire aux conditions déterminées par les statuts, être présente dans la salle ou, en cas d’absence, avoir transmis par écrit à la présidence des élections, son acceptation à la candidature qu’elle a posée à un poste déterminé.
3.6.2 Lorsque, toutes les personnes candidates à un même poste à l’exécutif de l’association ont été mises en nomination, le président d’élections déclare les nominations closes à ce poste. S’il n’y a pas ou s’il ne reste qu’une candidature sur les rangs à l’une ou l’autre des postes, s’il y a plusieurs candidatures à une même charge, il y aura un vote secret. Pour être élu à un poste, il faut obtenir la majorité absolue des votes valides déposés lors du scrutin. Toutefois à chaque tour de scrutin toute candidature qui n’a pas obtenu 10% des votes valides ou la candidature qui a obtenu le plus petit nombre de voix est éliminée; au cas d’égalité des voix, le vote du président d’élection est prépondérant.
3.6.3 Le président d’élection procède alors à la vérification auprès des candidats afin de savoir si ces derniers acceptent d’être candidat et de poursuivre à la procédure d’élection. Le président d’élection ayant reçu toutes les candidatures, procède alors à l’appel des candidats et proclame ceux-ci élus par acclamation si le nombre de candidats est inférieur ou égal au nombre de postes à combler. Dans le cas contraire, le président d’élection fera appel au scrutin secret, afin d’élire les six [6] administrateurs aux postes à combler en éliminant les candidatures ayant reçu le plus faible nombre de votes.
Les élections terminées, le président d’élections prie la personne titulaire du secrétariat des élections de faire l’appel nominal des personnes élues.
Ces dernières viennent prendre place debout en face de l’assemblée des membres dans l’ordre de préséance de leurs fonctions.
Le président d’élection demande à l’assemblée de se lever et procède à l’assermentation des officiers de l’association selon le cérémonial suivant :
« Chers membres,
J’ai l’honneur de proclamer solennellement que vous avez été élus en qualité d’officiers et administrateurs de l’ASSOCIATION RADIO EXPÉRIMENTALE DU SUD DE QUÉBEC. Vous connaissez déjà les droits et devoirs de vos charges respectives. Vous engagez-vous sur l’honneur à conformer votre action selon les statuts et règlements de votre ASSOCIATION à vous acquitter fidèlement et loyalement des devoirs de votre charge et à ne rien négliger pour rester dignes de la confiance que l’assemblée a mise en vous ? Vous engagez-vous à remettre à la personne dûment élue, qui vous succèdera à la fin de votre terme, toute somme, livre, document et autres biens de l’association se trouvant sous votre contrôle. »
À tour de rôle, à haute voix, les candidats élus répondent:
« Je le promets sur l’honneur. »
L’assemblée répond:
« Nous en sommes témoins. »
La présidence dit:
« Que votre mandat soit des plus profitables pour les membres que vous représenterez. »
4. Conseil d'administration
4.1 Composition
L’association est administrée par un conseil d’administration composé d’un maximum neuf [9] personnes.
4.2 Éligibilité
Seuls les membres en règle sont éligibles à siéger au conseil d’administration.
4.3.1 Terme d'un officier
Le terme d’un officier est de deux [2] ans et prend effet immédiatement à la suite de l’assemblée d’élection. On entend par officier le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.
Un officier sortant demeure en fonction jusqu’à la clôture ou l’ajournement de l’assemblée au cours de laquelle son départ est approuvé et son successeur élu. Cette clause ne s’applique qu’aux officiers et non pas aux administrateurs de l’association.
4.3.2 Terme d'un administrateur
Le terme d’un administrateur est de un [1] an et prend effet immédiatement à la suite de l’assemblée d’élection.
4.3.3 Disposition particulière pour assurer la continuité
La durée du mandat des officiers est de deux ans, répartis comme suit :
Année paire : élection du président et du secrétaire.
Année impaire : élection du vice-président et du trésorier.
4.4 Les officiers
Le Président, le Vice-président, le Secrétaire et le Trésorier sont les officiers de l’Association.
4.5 Vacance
4.5.1 Il y a vacance au conseil d’administration lorsqu’un administrateur :
- Démissionne : il doit le faire par écrit et la démission ne prend effet qu’après l’acceptation par le conseil d’administration.
- N’est plus qualifié comme membre en règle.
- est expulsé par le vote des deux tiers [2/3] des membres en règle réunis en assemblée spéciale.
- Décède.
- S’absente de trois [3] réunions consécutives sans justification sérieuse.
- Ou plusieurs ne sont pas élus, suite à un nombre insuffisant de nominations et de personnes élues au moment des élections.
4.5.2 Lorsqu’une vacance au conseil d’administration se produit :
En cours de mandat, un avis de convocation pour combler le ou les postes doit être envoyé à tous les membres à leur dernière adresse connue (postale ou électronique) au moins dix [10] jours avant la tenue cette assemblée mensuelle en spécifiant le nom du ou des postes à combler. Tout autre sujet peut-être discuté à cette assemblée. L’envoie électronique sera priorisé sur tout autres modes de communication.
4.5.3 Si à l’assemblée d’élection on ne retrouve pas de candidat :
Pour un poste spécifique, le conseil administration peut nommer un ou des membres pour le ou les postes à combler.
5. Conseil d'administration
5.1 Pouvoirs
Le conseil d’administration a la direction générale des affaires de l’association, il a les attributions suivantes :
- Il fixe le jour, l’heure et l’endroit des assemblées du conseil d’administration et des assemblées des membres en absence de décision de celle-ci.
- Il prend toutes les mesures conformes aux règlements et nécessaires à la bonne administration de l’Association.
- Il a le contrôle et la responsabilité de tout argent et de toute initiative entreprise par l’association.
- Il soumet à l’assemblée des membres, pour acceptation, toute dépense supérieure à $500.00 pour un même projet.
- Il étudie toute proposition qui lui est transmise par écrit et donne son avis dans les meilleurs délais.
- Il fixe le montant de la cotisation pour l’adhésion à l’association.
- Il peut avoir recours à une personne ayant une formation juridique pour consultation sur toutes questions relatives aux lois ou relevant des cours de justice.
- Il peut demander à un vérificateur de faire l’examen des livres de l’association.
- Il peut choisir, occasionnellement, parmi ses membres, le personnel requis pouvant lui venir en aide : secrétaire adjoint, comptable, vérificateur, statisticien, etc.
- Il peut, à sa discrétion, former des comités à différentes fins telles que : réception, finances, publicité, recrutement, etc. Les projets et décisions des comités doivent être approuvés et ratifiés par le conseil d’administration de l’association avant d’être mis à l’exécution. Le président est membre d’office de tous les comités.
5.2 Pouvoirs et devoirs des officiers
5.2.1 Le président
- préside aux assemblées des membres et du conseil d’administration.
- voit à l’exécution des décisions qui y sont prises.
- signe toute formule ou document de l’association le requérant.
- peut déléguer certains pouvoirs à un ou plusieurs membres du Conseil.
5.2.2 Le vice-président
- assiste le président dans l’accomplissement de ses fonctions ou devoirs.
- en l’absence ou sur demande de ce dernier, il le remplace et en exerce tous les pouvoirs.
- en l’absence du président, il signe les chèques avec le trésorier.
5.2.3 Le secrétaire
- convoque, sur avis du président, les assemblées.
- rédige les procès-verbaux qu’il inscrit dans un registre.
- a la charge de toute correspondance que le conseil d’administration décide de lui confier et dont il doit garder copie.
- signe avec le président toutes les pièces ou documents le requérant.
- tient le registre des membres de l’association à jour.
5.2.4 Le trésorier
- tient la comptabilité des affaires de l’association ainsi qu’un inventaire de ses biens.
- Il perçoit les cotisations et veille au recouvrement de toute somme due à l’association.
- Il débourse les sommes autorisées par le conseil d’administration dont il garde les pièces justificatives.
- Il fournit un rapport de l’état des revenus et dépenses lors des assemblées régulières mensuelles.
- Il dépose à la Banque ou à la Caisse populaire dont la succursale est déterminée par le conseil d’administration et signe les chèques avec le président ou vice-président.
5.3 Pouvoirs et devoirs des directeurs
5.3.1 Le directeur du technique
- a la responsabilité de l’installation et du bon fonctionnement des stations répétitrices et des équipements de l’association.
- dresse un inventaire de l’équipement radio et il en remet une copie au trésorier.
- a la responsabilité de tenir à jour un journal technique de tous les équipements de l’association.
- doit aussi s’assurer d’avoir à sa disposition une chemise contenant le détail des plans et devis de chacune des installations sous sa responsabilité.
- sert d’expertise technique auprès du conseil d’administration.
5.3.2 Le directeur des activités
- organise les activités sociales ou communautaires des membres de l’association.
- est responsable de la participation de l’association et de ses membres aux diverses activités.
- assurent des communications radio. Exemple : Field Day, jamboree sur les ondes.
5.3.3 Le directeur du Hamfest
- a la responsabilité pour l’organisation du Hamfest annuel de l’association.
- peut s’adjoindre d’autres membres pour l’aider dans son travail.
- peut recommander au conseil d’administration de former un comité d’organisation permanent.
- doit tenir un registre des exposants, revenus et dépenses pour le remettre à son successeur.
5.3.4 Le directeur du numérique
- a la responsabilité de toute communication par un moyen numérique, soit ordinateur, modem, etc.
- doit travailler de concert avec le directeur du Technique pour tout ce qui a trait à la partie RF des systèmes numériques.
5.3.5 Le directeur des relations publiques
5.4 Devoirs généraux des membres du conseil d'administration
Les officiers et les directeurs se font un devoir d’être assidus aux assemblées des membres et à celles du conseil d’administration. Ils doivent se familiariser avec les affaires de l’association. Ils ont la responsabilité de la bonne administration de leurs dossiers respectifs. De plus, ils doivent se conformer aux règlements de l’Association et faire progresser cette dernière. Dans l’impossibilité d’assister à une assemblée, l’officier ou le directeur en informe le président ou le secrétaire en justifiant son absence s’il y a lieu.
5.5 Fin de mandat
Tout membre du conseil d’administration dont le mandat se termine doit transmettre à son successeur toutes les pièces et documents qui sont la propriété de l’association. Il doit aussi remettre un rapport des opérations qu’il a lui-même conduites. Il doit également déposer au secrétariat de l’association une copie de tout document relatif à son dossier et pertinent à la bonne marche de l’association.
6. Assemblée du conseil d'administration
6.1 Type d'assemblée
Le conseil d’administration tient deux [2] types d’assemblées.
6.1.1 Assemblée régulière
Elle a lieu aussi souvent que nécessaire pour le bon fonctionnement des affaires de l’association. Elle est convoquée par le président ou le secrétaire.
6.1.2 Assemblée spéciale
Elle a lieu et est convoquée lorsque trois [3] membres du conseil d’administration en font la demande. L’avis de convocation verbal ou écrit doit en mentionner le but précis.
6.2 Quorum
Le quorum aux assemblées du conseil d’administration représente 50% des administrateurs en fonction mais un minimum de trois [3] administrateurs est requis.
7. Dissolution de l'association et disposition de l'actif
7.1 Dissolution de l'association
L’association ne pourra être dissoute que par le vote affirmatif d’au moins les deux tiers [2/3] des membres en règle et membres sociaux présents à l’assemblée générale spéciale tenue à cette fin.
7.1 Dissolution de l'actif
Advenant le cas où l’association cesserait d’exister, tous les biens physiques appartenant à l’association seront liquidés aux meilleures conditions possibles. Tout son actif devra demeurer en banque. Cet actif sera pour une période de cinq [5] ans à la disposition des radioamateurs qui désireraient refondre l’association. Si au terme de cette période, aucun effort n’a été fait en ce sens, la somme totale de cet actif sera à la disposition de tout groupe d’au moins dix [10] radioamateurs qui fonderaient un club, une association ou un regroupement dont les buts seraient de regrouper les amateurs et de promouvoir leurs intérêts. Un jury composé des trois [3] administrateurs inscrits à la fondation de l’association, sera le seul juge des demandes et sa décision sera FINALE et IRRÉVOCABLE.
8. Règlements et amendements
8.1 Nouveau règlement ou amendement
Tout nouveau règlement ou amendement aux présents règlements peut-être adopté lors d’une assemblée générale spéciale par le vote d’au moins les deux tiers [2/3] des membres en règle et sociaux présents à l’assemblée.
Le conseil d’administration peut lui-même proposer un nouveau règlement ou amendement aux présents règlements qu’il soumettra aux membres en procédant de la façon mentionnée au paragraphe précédent.
Les membres peuvent aussi soumettre un nouveau règlement ou amendement aux présents règlements en demandant la tenue d’une assemblée générale spéciale selon les modalités de l’article 3.1.2 b.
8.2 Covocation
L’avis de convocation doit respecter le délai à 3.1.2 b.
Révision 2018-12-01
Par VE2JVE
Secrétaire